Цели, этапы и итоги создания системы электронного документооборота технической документации (СЭД-Т) в санкт-петербургском ЗАО «ЦНИИ судового машиностроения».
Четыре года назад, когда в ЗАО «ЦНИИ СМ» начались работы по созданию системы электронного документооборота технической документации (СЭД-Т), были определены основные цели, которые намечалось достигнуть с помощью системы:
Все вышеперечисленное можно свести к двум главным задачам: создание механизма ввода информации в базу данных (БД) предприятия, то есть создание ЭАФ, и механизмов дальнейшего практического использования ЭАФ.
Предварительно ознакомившись с публикациями, посетив различные семинары и конференции на эту тему, мы поняли, что практически все начинают создание СЭД-Т с решения первой задачи, а именно с создания механизма формирования и эксплуатации ЭАФ предприятия.
На начальном этапе именно по этому пути пошли и в ЗАО «ЦНИИ СМ», причем справились с задачей успешно. На предприятии создали ЭАФ конструкторской документации, в который был внесен большой объем информации и который продолжает пополняться как за счет вновь выпускаемых документов, так и за счет КД предыдущих лет. Сегодня ЭАФ предприятия насчитывает около 80 тысяч архивных электронных КД.
Однако при попытке практического использования ЭАФ, то есть в процессе реализации второй задачи, обнаружились следующие проблемы:
Исходя из понимания, что создание ЭАФ — не самоцель, а логическое завершение процесса разработки электронных КД, было принято решение форсировать работы по созданию полноценной СЭД-Т и переводу предприятия на технологию безбумажного выпуска КД.
С опорой на накопленный опыт и с учетом новых требований ЕСКД к электронным документам была разработана принципиальная схема СЭД-Т, приведенная на рис. 1, и сформулированы следующие основополагающие принципы построения системы:
Определившись с постановкой задачи создания СЭД-Т, на предприятии приступили к ее реализации. В процессе создания СЭД-Т был разработан специальный комплекс системных программных надстроек для TDMS, а также ряд нормативных и распорядительных документов, приобретено соответствующее оборудование и проведено обучение сотрудников предприятия по работе с системой.
Все это позволило с ноября 2007 года перейти в ЗАО «ЦНИИ СМ» на безбумажную технологию разработки КД в рамках опытно-промышленной эксплуатации СЭД-Т.
После прочтения всего вышеизложенного может возникнуть закономерный вопрос: «А как все это работает и работает ли»? Далее мы постараемся на него ответить.
Для работы в СЭД-Т сотрудник предприятия должен быть зарегистрированным пользователем системы. В СЭД-Т существует четкое разграничение прав доступа пользователя к техническим и информационным ресурсам системы, которое определяется его должностными обязанностями. Регистрация пользователя в системе и настройка прав доступа к ее ресурсам выполняются системным администратором СЭД-Т на основе заявок руководителей структурных подразделений предприятия. Для регистрации и настройки прав используются средства системы TDMS. При регистрации пользователя системой автоматически генерируется системный ключ, неизвестный пользователю. Значение ключа привязывается к паролю пользователя и к набору его идентификационных данных, таких как Ф.И.О., табельный номер и должность. В дальнейшем ключ используется для однозначной аутентификации пользователя при проведении системного мониторинга.
Пароль (применительно к СЭД-Т) — это секретная строка символов, предъявляемая пользователем СЭД-Т для авторизации и получения доступа к информационным и техническим ресурсам системы и являющаяся средством защиты данных от несанкционированного доступа.
Зарегистрированному пользователю под расписку выдается логин и открытый пароль, необходимый для первичного входа в систему. Далее пользователь обязан средствами системы TDMS изменить открытый пароль на закрытый, который должен быть известен только ему. Необходимость смены пароля, правила такой смены и ее частота определены нормативными документами предприятия. Обеспечение секретности закрытого пароля и защита его от третьих лиц являются обязанностью пользователя системы, что также определено в нормативных и распорядительных документах предприятия. Техническая защита закрытого пароля обеспечивается средствами операционной системы и системы TDMS.
При входе пользователя в СЭД-Т система на основе логина и закрытого пароля выполняет его аутентификация. В случае успешной аутентификации пользователь допускается к работе. Окно входа в систему показано на рис. 2.
Наличие «плавающих» лицензий системы TDMS и применение принципа корпоративных настроек базового программного обеспечения АРМ позволяют пользователям получать доступ в СЭД-Т с любого АРМ, подключенного к системе, независимо от его местоположения.
Один из принципов построения системы определяет, что ДЭ-Т является основным информационным объектом СЭД-Т, имеющим внутреннее и внешнее представления и состоящим из реквизитной и содержательной частей.
Все объекты системы имеют определенные свойства, которые можно разделить на две группы: базовые и прикладные.
Базовые свойства объекта определяются функционалом системы TDMS, прикладные — программными надстройками системы. Мы не будем подробно раскрывать базовые свойства объектов, для этого существует документация по TDMS. Скажем только, что они могут обеспечить разграничение прав доступа к объекту, уникальность и обязательность значений атрибутов объекта, создание ссылок на него, копирование и дублирование объектов, создание выборок, заполнение атрибутов реквизитной части на основе справочников и классификаторов
ДЭ-Т создается разработчиками КД на основе базовых объектов системы. В системе таких объектов три: «Спецификация КД», «Конструкторский документ» и «Извещение об изменениях».
Внешнее представление атрибутов ДЭ-Т выполнено в виде электронной карточки документа, с помощью которой обеспечивается ввод значений атрибутов в систему.
На рис. 3−6 приведены примеры электронных карточек ДЭ-Т «Спецификация КД», «Конструкторский документ» и «Извещение об изменениях».
«Спецификация КД» является структурированным объектом, состоящим из разделов, соответствующих
Вид реальной структуры объекта «Спецификация КД» с заполненными разделами представлен на рис. 8.
Реальная структура и содержание разделов ДЭ-Т, созданного на основе объекта «Спецификация КД», определяются разработчиком на этапе проектирования. Таким образом, получается, что данные ДЭ-Т отображают электронную структуру проектируемого изделия.
«Извещение об изменениях» также является структурированным объектом, в состав которого могут входить объекты «Спецификация» и «Конструкторский документ».
Разобравшись с основными объектами системы, проанализируем принципиальную схему СЭД-Т, приведенную на рис. 1.
Разработка ДЭ-Т
Начнем с блока «Подразделения предприятия». Здесь показано взаимодействие подразделений предприятия в процессе разработки электронной КД, то есть создание ДЭ-Т.
Как видно из схемы, разработка ДЭ-Т, а при необходимости и УЛ выполняется в подразделениях-разработчиках КД. Под термином «разработка» в нашем случае понимается совокупность определенных действий разработчика КД, в результате которых в системе создается электронная карточка ДЭ-Т и выполняется ввод данных в реквизитную и содержательную части документа.
Данные для содержательной части ДЭ-Т могут формироваться разработчиком с использованием любой CAD-системы или приложения Windows, что обеспечивается свойствами системы TDMS.
В системе нет жесткой программной регламентации порядка разработки изделия. Разработчик сам определяет, что разрабатывать в первую очередь: спецификацию или входящую в нее документацию. Порядок разработки определяется только методическими указаниями, закрепленными в нормативных и распорядительных документах предприятия. Также в системе программно не регламентированы и маршруты движения ДЭ-Т по этапам разработки (жизненного цикла) документа/изделия. Необходимые этапы разработки ДЭ-Т определяются разработчиком самостоятельно в соответствии со стандартами предприятия (СТП) и видом разрабатываемого документа.
Технически движение по этапам реализовано на основе маршрутизатора, внутренней электронной почты TDMS и специально разработанных настроек системы, которые, в частности, позволяют фиксировать количество возвратов документа разработчику на доработку.
В соответствии с СТП, прохождение каждого этапа разработки завершается определенной авторизацией документа. Авторизация выполняется должностными лицами, непосредственно участвующими в разработке ДЭ-Т. В системе для авторизации ДЭ-Т используется внутренняя электронная подпись (ВЭП) или УЛ.
Внутренняя электронная подпись (аналог ЭЦП) в структуре СЭД-Т носит корпоративный характер и предназначена для авторизации и согласования ДЭ-Т, включенного в состав СЭД-Т и имеющего хождение только внутри предприятия. ВЭП является одним из основных реквизитов ДЭ-Т, предназначенным для защиты документов от подделки (искажения информации). ВЭП обеспечивает защиту ДЭ-Т только в рамках СЭД-Т и не распространяется на документы, не включенные в нее или из нее исключенные. Внутренняя электронная подпись введена в систему на основании п. 2 статьи 17 Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2002 г.
Правила применения УЛ для авторизации электронных документов определены в
Физически авторизация ДЭ-Т выполняется простым нажатием кнопки, расположенной на специальной вкладке электронной карточки документа. Вид вкладки для авторизации документа приведен на рис. 9. Естественно, что нажать кнопку и выполнить авторизацию документа может не всякий, а только аутентифицированное в системе должностное лицо, участвовавшее в разработке ДЭ-Т и обладающее соответствующими правами. При авторизации ДЭ-Т данные должностного лица, выполняющего авторизацию, автоматически вносятся в атрибутную часть электронной карточки документа.
В системе принято, что полная авторизация ДЭ-Т происходит после его проверки нормоконтролем. Прошедшему нормоконтроль документу присваивается статус «Архивный подлинник» и он автоматически размещается для хранения в единой информационной базе предприятия в разделе ЭАФ. На рис. 10 показана часть ЭАФ, содержащая подлинные ДЭ-Т. Удостоверяющие листы с подлинными удостоверяющими и согласующими подписями поступают для хранения в архивный фонд подлинников технической документации. На этом собственно и заканчивается процесс разработки документа.
Электронные документы, поступившие в ЭАФ со статусом «Архивный подлинник», становятся доступны для пользователей системы лишь в режиме просмотра. Корректировка таких документов возможна только через специализированную подсистему, обеспечивающую внесение изменений в подлинники ДЭ-Т на основании документа «Извещение на изменение».
Механизм внесения изменений в подлинник ДЭ-Т довольно прост. Для внесения изменений разработчик создает на основе объекта «Извещение на изменение» одноименный соответствующий ДЭ-Т. В электронной карточке документа заполняются данные реквизитной части. Содержание самого извещения формируется с использованием CAD-систем или приложений Windows, а затем добавляется в содержательную часть ДЭ-Т. Далее, методом ссылок, в состав документа добавляются подлинники ДЭ-Т, предназначенные для изменения. Это могут быть как спецификации, так и отдельные КД. При добавлении подлинников система автоматически создает их дубликаты. Разработчик вносит в дубликаты необходимые изменения и проводит все действия по авторизации дубликатов и самого извещения.
По завершении авторизации, то есть по прохождении нормоконтроля, система автоматически:
На этом процесс внесения изменений завершен. На рис. 11 приведен пример состава документа «Извещение…», в котором иконками желтого цвета помечены подлинники ДЭ-Т, предназначенные для изменения.
Для начала разберемся с терминологией и уясним, что такое архив и что такое архивный фонд. Итак, ГОСТ Р 51141−98 (п. 77) определяет архив (архивохранилище) как организацию или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования, а п. 81 того же ГОСТа дает определение архивному фонду как совокупности архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. Поэтому в нашей статье архив — это подразделение, а архивный фонд — совокупность документов (данных).
В настоящий момент на предприятии имеются два фонда: архивный фонд электронных документов (в этой статье он обозначен аббревиатурой ЭАФ) и архивный фонд подлинников технической документации на бумажных носителях, иначе фонд ка´лек. Два этих фонда связаны между собой как логически, так и административно, поскольку документы из фонда калек могут иметь электронные копии в ЭАФ, а сами фонды находятся под управлением одного подразделения.
Нас, естественно, больше интересует ЭАФ. Как видно из рис. 1, ЭАФ формируется из подлинников ДЭ-Т и ДЭ-Т, созданных на основе электронных копий (ЭК) калек. Как в системе создаются подлинники ДЭ-Т, мы уже рассказали, теперь рассмотрим процесс пополнения фонда за счет ЭК.
В начале статьи было сказано, что создание СЭД-Т началось с формирования ЭАФ. Для этого на предприятии провели работы по формированию электронного реестра ЭАФ, то есть практически для всех подлинников КД в системе были созданы электронные карточки ДЭ-Т. Далее развернулись работы по созданию, методом сканирования калек, электронных копий подлинников КД и включению их в виде содержательной части в электронные карточки соответствующих ДЭ-Т.
Надо отметить, что ДЭ-Т, созданные на основе подлинников КД, имеют в системе статус «Архивный КД», который разрешает пользователям системы доступ к этим документам только в режиме просмотра. Данное ограничение не относится к сотрудникам архива. В зависимости от своих прав сотрудники архива могут работать с этими документами в режиме корректировки.
К настоящему времени процесс пополнения ЭАФ претерпел качественные изменения. Если прежде главным для сотрудников архива было создание архивных ДЭ-Т, то сейчас на первое место выходит требование восстановления электронных структур изделий на основе архивных ДЭ-Т, а уже затем пополнение ЭАФ.
Это требование обусловлено тем, что разработчики КД могут использовать в своих проектах архивные ДЭ-Т, созданные на основе ЭК, как в виде отдельных КД, так и целых узлов (спецификаций). Если заимствованный архивный ДЭ-Т (не спецификация) органично вписывается в электронную структуру проектируемого изделия, то не имеющий электронной структуры заимствованный узел нарушает целостность всей ЭСИ.
Для восстановления ЭСИ в составе архива создана специальная группа, которая по заявкам подразделений-разработчиков в плановом порядке и оперативно выполняет эти работы. Восстановленные ЭСИ обязательно проходят верификацию на соответствие подлинной структуре, то есть спецификации на изделие. Верификация выполняется сотрудниками нормоконтроля. По завершении верификации восстановленные документы поступают в ЭАФ, при этом им присваивается статус «Восстановленный архивный КД», который практически аналогичен статусу «Архивный КД». На рис. 12 показано использование восстановленной структуры в составе подлинной ЭСИ. Восстановленная структура имеет сине-зеленые иконки.
Изначально, еще до создания СЭД-Т, на предприятии было принято решение о централизованном выводе графической информации, разработанной в подразделениях предприятия. Для этой цели был создан сетевой центр вывода графической информации (ЦВГИ), оснащенный широкоформатными плоттерами, а в последующем — инженерными комплексами.
На схеме (см. рис. 1) показано, что печать копий подлинников КД может выполняться и с калек, и с электронных архивных копий подлинников КД. Печать копий подлинников КД не носит массового характера и выполняется ЦВГИ на основе заявок подразделений предприятия в случае острой производственной необходимости. Для массового тиражирования копий подлинников КД и твердых копий на предприятии используют другие возможности.
Согласно
Единая информационная база предприятия (ИБП) предназначена для информационного обеспечения СЭД-Т и процессов проектирования изделий.
На схеме (см. рис. 1) видно, что ИБП делится на три составляющие:
Что такое ЭАФ, мы рассказали в предыдущем разделе. Теперь вкратце обрисуем, что такое рабочая база ДЭ-Т.
Рабочая база ДЭ-Т есть не что иное как условная часть базы данных СЭД-Т, к которой относятся все созданные и функционирующие в системе объекты со статусами, отличными от статусов объектов, входящих в ЭАФ, то есть от статусов «Архивный КД», «Восстановленный архивный КД» и «Архивный подлинник». Доступ к объектам рабочей базы определяется их статусом и правами пользователя. Вот, пожалуй, и все, что можно сказать о рабочей базе СЭД-Т.
Осталось выяснить, что такое база нормативно-справочной информации. Последняя представляет собой совокупность различных информационных систем, каждая из которых имеет собственный массив данных. Часть этих систем разработана на нашем предприятии, другие приобретены у сторонних организаций. Ввиду того что массивы данных информационных систем сторонних организаций и СЭД-Т различаются по составу, структуре
Мы не будем перечислять информационные системы, используемые на предприятии. Скажем только, что в повседневной работе они позволили упростить труд разработчиков КД, обеспечили однородность и структурированность данных в СЭД-Т, а четко структурированные данные, как вы понимаете, позволяют создавать точные и однозначные поисковые характеристики объектов системы, которые можно использовать для получения различных отчетов и других производственных целей.
Хочется отметить, что в этой статье не были освещены идущие на предприятии работы по созданию на основе СЭД-Т единого информационного пространства для взаимодействия ЗАО «ЦНИИ СМ» с ОАО «Пролетарский завод». ОАО «Пролетарский завод», одно из старейших машиностроительных предприятий Санкт-Петербурга, является основным изготовителем изделий, проектируемых в ЦНИИ СМ.
Не говорилось в статье и о процессе создания и внедрения СЭД-Т, который по многим общеизвестным причинам, типичным практически для любого предприятия, имеющего глубокие, исторически сложившиеся производственные традиции, был довольно сложным и трудоемким.
Также не говорили мы и о проблемах, связанных со скудной нормативной базой, об отсутствии специализированного раздела в системе государственных стандартов и достаточного числа самих стандартов, освещающих вопросы ИТ.
Все это темы других статей, а в заключение хочется сказать, что процесс идет и что информационные технологии прочно входят в арсенал промышленных предприятий.
